Auditoría de Ventas o Comercial

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Hola a tod@s, aquí estoy de nuevo. En este caso, vamos a hablar de la Auditoría de Ventas o Comercial, como continuación a los artículos sobre auditorías y que comenzamos con la de Marketing.

Philip Kotler dice que, “una auditoría comercial es un examen sistemático de los objetivos, estrategias, organización y resultados comerciales de una empresa”.

Y no puedo estar más de acuerdo con él. Como decía en mi primer artículo sobre auditorías de marketing, éstas no son algo negativo, al revés son procesos que hay que llevar a cabo para saber, ¿dónde estamos?, ¿cómo estamos?, ¿qué podemos hacer?, y ¿cuándo debemos hacerlo?

La auditoría comercial es un proceso analítico que nos permite conocer la situación comercial y ventas de una empresa en un momento determinado (¿dónde estamos y cómo estamos?). Una vez somos conscientes de la situación, al ver los puntos fuertes y débiles que tenemos, hay que mantener y mejorar los primeros, así como corregir los segundos y sobre todo llevar a cabo las medidas correctoras necesarias para conseguir llegar a los objetivos marcados de ventas en la compañía.

Los pasos a seguir para llevarla a cabo son los siguientes:

  • Recogida de información (organización y productividad comercial)
  • Análisis del mercado (cliente)
  • Investigación sobre el terreno (una vez hemos analizado la organización comercial desde un punto de vista más superficial o desde arriba, hay que profundizar, y ya desde dentro tener reuniones individuales o de grupo con los vendedores, así como tener acompañamientos sobre el terreno con cada uno de ellos).
  • Análisis de toda la información obtenida (organización comercial, productividad y datos sobre el terreno).
  • Proponer soluciones.
  • Desarrollar un plan de acción.
  • Llevar a cabo un seguimiento para verificar que todo se está haciendo según lo marcado en el plan de acción, y en caso contrario, realizar las medidas correctoras que procedan.

Una vez hemos visto las fases que componen el proceso de una auditoría comercial o de ventas, vamos a centrarnos en los aspectos que tenemos que tenemos que tener en cuenta a la hora de analizar la información, y donde podemos ver dos partes perfectamente diferenciadas entre sí:

  • Auditoría de la organización comercial
  • Auditoría de la productividad comercial

Vamos a ver cada uno de ellos, en más detalle.

Auditoría de la organización comercial

En este apartado debemos tener en cuenta tres aspectos importantes: los objetivos, la estructura formal y la eficiencia funcional. Todos ellos están relacionados entre si, y para ello deberíamos de hacernos las siguientes preguntas a la hora de llevar a cabo el proceso de auditoría:

  • ¿Cuáles son los objetivos de la fuerza de ventas?
  • ¿Resulta suficientemente grande la fuerza de ventas para cumplir sus objetivos?
  • ¿Está organizada la fuerza de ventas de acuerdo con los principios de especialización?
  • ¿O está organizada de otra forma?
  • ¿Es eficiente este tipo de organización?
  • ¿Hay suficientes managers de ventas para guiar al equipo comercial?
  • ¿Muestra el equipo de ventas capacidad elevada para conseguir los objetivos marcados?
  • ¿Se han establecido los procedimientos adecuados para establecer cuotas y valorar los resultados?
  • ¿Cuál es el nivel del equipo de ventas en relación con la competencia dentro del sector?

Auditoría de la productividad comercial

Aquí analizaremos tanto la rentabilidad, como la relación coste-eficacia dentro de la estructura comercial.

Si comenzamos por la rentabilidad, las preguntas que deberíamos de hacernos serían las siguientes:

  • ¿Qué rentabilidad tenemos por producto o servicio?
  • ¿Cuál son los objetivos marcados de rentabilidad por producto o servicio?
  • ¿Estamos cumpliendo los objetivos? ¿Por qué?
  • ¿Cuál es la política de descuentos por cada producto o servicio?
  • ¿Cuál es nuestra división de tipos de clientes?
  • ¿Cuál es el objetivo de rentabilidad por cada tipología de clientes?
  • ¿Hay un objetivo medio de rentabilidad dentro del equipo de ventas, por zonas, por producto, …?

Para posteriormente centrarnos en la relación coste-eficacia, analizando el impacto que tenemos como objetivo, así como el conseguido realmente:

  • ¿El impacto fue conseguido (eficacia)?
  • ¿El impacto generado justifica el costo de la acción (eficiencia)?
  • ¿Existen alternativas más eficaces y eficientes para lograr el mismo impacto?
  • ¿Se tienen que llevar a cabo medidas correctoras?
  • ¿Cuáles y por qué?

No quiero cerrar el artículo sin antes hacer la siguiente reflexión:

“Normalmente, una gran parte de las empresas se centran en hacer anualmente auditorías financieras internas y/o externas, pero muy pocas hacen auditorias comerciales o de ventas, y eso que el departamento de ventas es la fuente principal de ingresos de las compañías”.

No olvidemos que, una auditoría comercial tiene siempre una gran cantidad de beneficios que se pueden obtener si se lleva a cabo de forma correcta y regularmente, y las empresas tendrían que ser conscientes de esto.

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